La Direction des Services informatiques (DSI) du Ministère de l’Education nationale et de l’Alphabétisation (MENA), a organisé un atelier de formation au profit des directeurs et des secrétaires, à l’utilisation du mail professionnel et à l’appropriation du système intégré de gestion électronique des documents (SIGED).

L’objectif de cette formation est de faciliter la transaction et le partage des informations des documents administratifs au MENA. Deux jours durant, les directeurs des structures centrales et déconcentrées ainsi que leur secrétaire se sont familiarisés à l’utilisation du mail professionnel et le système intégré de gestion électronique des documents (SIGED). Un défi relevé grâce à l’appui des ingénieurs de l’agence nationale de la promotion des Technologies de l’information et de la Communication (ANPTIC) et les techniciens de la DSI

Tout le monde reconnait la lente transaction manuelle des documents et tout son corollaire de dépenses en consommables (papier, ancre, transport.). Et pourtant, la performance des acteurs du système éducatif reste un souci des premiers responsables. Pour ce faire, les acteurs doivent être outillés à « l’immense potentielle des TIC dans l’administration et surtout dans l’éducation ».

Plus concrètement, il s’agit pour les directeurs et les secrétaires, de numériser un document papier, de transformer des fichiers Word en PDF ou en fichier image avant de les envoyer à une personne tierce de la chaine administrative. Le logiciel SIGED permet de traiter et d’imputer un dossier ou de répondre à une correspondance. « Le mail pro » permet quant à lui, d’envoyer et de répondre à des mails au sein de l’administration publique par ceux qui l’animent.

La directrice des Services informatiques du ministère, Pamagni Delphine BITIE, s’est réjouie de l’intérêt porté à cet outil à même de remplacer le papier et de renforcer la communication intra ministérielle : « le gouvernement est partant pour la modernisation de l’administration et le mail professionnel vient soulager beaucoup de l’utilisation du papier et la lenteur dans le traitement du courrier. C’est vrai que nous rencontrons des difficultés au niveau du matériel, mais les autorités sont favorables et elles vont nous venir en aide ».

Interrogée à l’issue de la session de formation, la secrétaire de la direction générale des examens et concours (DGEC), madame Adjara Thiombiano, a laissé entendre ceci : « nos armoires sont bourrées, il n’y a plus de place et on a un problème de stockage des documents. Cette façon de faire peut nous aider ».